گردآوری و سازماندهی مجموعه‌ای از منابع مرجع و کتابشناختی عمومی و تخصصی
گردآوری و سازماندهی انتشارات سازمان مادر
تهیه‌ی راهنماها و جزوه‌هایی به منظور آگاه کردن کاربران از منابع و خدمات کتابخانه
سازماندهی موثر مجموعه به منظور افزایش میزان دسترسی به آن
فراهم آوردن امکانات و تسهیلات فیزیکی کافی و مناسب برای استفاده از منابع در داخل کتابخانه
آموزش کاربران در استفاده از کتابخانه و منابع
تدارک خدمات مرجع و امانت بین کتابخانه‌ای
ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری از طریق تولید کتابشناسی‌ها، نمایه‌نامه‌ها، و چکیده‌نامه‌ها و همچنین اشاعه‌ی گزینشی اطلاعات و جستجو در پایگاه‌های اطلاعاتی مورد نیاز
کوشش در جهت تبدیل کردن کاربران بالقوه به بالفعل از طریق تبلیغ خدمات کتابخانه و ارائه خدمات کارآمد
ماشینی کردن خدمات کتابخانه و استفاده از بانک‌های اطلاعاتی موجود
نگهداری تجهیزات، وسایل، و مواد دیداری و شنیداری و تولید و تکثیر این گونه مواد در زمینه‌های فعالیت سازمان مادر
تدوین خط مشی و آیین‌نامه‌های لازم در ارتباط با خدمات و فعالیت‌های کتابخانه و تهیه‌ی برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت
استخدام و به‌کارگیری نیروهای ماهر و متخصص و تلاش برای رشد و ارتقای سطح علمی کارکنان کتابخانه
مبادله‌ی منابع و مدارک علمی – تخصصی با مراکز و موسسات داخلی و خارجی
مشارکت و همکاری در تشکیل شبکه‌های اطلاع‌رسانی تخصصی
مشارکت در برگزاری نمایشگاه‌ها، سمینارها، مجالس سخنرانی و…
گردآوری و تجزیه و تحلیل آمار فعالیت‌های کتابخانه و گزارش آن به مقام مافوق (تعاونی، ۱۳۸۱: ۵۵-۵۶).
۲-۲-۴ جامعه‌ی استفاده‌کننده از کتابخانه‌های تخصصی
عمده‌ترین استفاده کنندگان کتابخانه‌های تخصصی مدیران، کارشناسان، محققان و کارمندان سازمان مادر هستند. هر سازمانی، استفاده کنندگان گوناگون، با سطح دانش متفاوت دارد. هر یک از استفاده کنندگان بالقوه، به فراخور سطح دانشی که دارند و اطلاعاتی که می‌خواهند تولید کنند، نیازهای اطلاعاتی مختلفی دارند (گیلوری، ۱۳۷۸: ۶-۷).
شناخت جامعه‌ی استفاده‌کننده از کتابخانه از اهمیت زیادی برخوردار است و نقش قابل توجهی در شناخت نیازهای اطلاعاتی آنها دارد. بنابراین کتابدار و اطلاع‌رسان کتابخانه‌ی تخصصی وظیفه دارد همواره در راستای شناسایی جامعه‌ی استفاده‌کننده بکوشد. شناخت استفاده کنندگان به روش‌های گوناگونی قابل دستیابی است.
برای شناخت استفاده‌کننده اولین گام، شناخت زمینه‌ی فعالیت سازمان مادر است. زمینه‌ی فعالیت سازمان را می‌توان با مراجعه به راهنمای دوره‌های آموزشی و تولیدی داخلی، شناسایی کارکنان، شرکت در دوره‌های آموزشی در موضوعات مرتبط، مطالعه کتاب‌های درسی پایه در موضوعات اصلی سازمان، مطالعه خبرنامه‌ی داخلی، مطالعه اسناد طرح و برنامه‌ای و مجلات تخصصی مرتبط شناخت (گیلوری،۱۳۷۸: ۸).
کتابدار و اطلاع‌رسان باید افراد سرشناس سازمان درخواست‌کننده‌ی خدمات را شناسایی کند. این امر با تهیه‌ی نام واحدها و مشخصات کارکنان از بخش نیروی انسانی میسر است. همچنین تهیه‌ی نمودار سازمانی نیز مفید خواهد بود (گیلوری، ۱۳۷۸: ۸).
بسیاری از استفاده کنندگان نیازهای اطلاعاتی خود را به خوبی بیان نمی‌کنند. بنابراین، ممکن است کتابدار و اطلاع‌رسان با صحبت درباره‌ی شغل استفاده کنندگان و این که اخیراً اطلاعات ضروری برای انجام تحقیق را از کجا آورده‌اند، آنها را وادار به بیان نیاز اطلاعاتی خود کند. همچنین این امر فرصتی فراهم می‌آورد تا کتابدار و اطلاع‌رسان بتواند انواع خدمات اشاعه‌ی اطلاعات را برای استفاده‌کننده شرح دهد و او را از خدمات کتابخانه آگاه کند (گیلوری،۱۳۷۸: ۹-۱۰).
نکته‌ی مهمی که در پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان همواره باید مورد توجه قرار گیرد این است که استفاده کنندگان یک کتابخانه‌ی تخصصی اغلب پژوهشگران یا مدیرانی هستند که وقتشان ارزشمند است و باید از اتلاف وقت آنها جلوگیری کرد (مختاری معمار، ۱۳۷۴: ۱۱۵). رسالت هر نظام اطلاعاتی –به ویژه کتابخانه تخصصی- سرعت بخشیدن به امر بهره‌گیری استفاده کنندگان بالقوه از اطلاعات موجود در مجموعه‌ی نظام است. نظام، اطلاعات را برای رفع نیاز کسانی برمی‌گزیند که می‌توانند از آن استفاده کنند بنابراین رابطه‌ی بین استفاده‌کننده و نظام باید رابطه‌ای پویا باشد. در نتیجه نظام برای برآورده کردن نیاز استفاده کنندگان تلاش می‌کند (آترتون؛ حریری، ۱۳۷۳: ۲۵۷-۲۵۸).
۲-۲-۴-۱ انواع استفاده کنندگان
یکی از راه‌های شناخت هر چه بهتر و دقیق‌تر هر گروه یا جامعه‌ای تقسیم‌بندی آنهاست. برای شناخت بهتر استفاده کنندگان نیز بهتر است آنها را به دسته ها و گروه‌های متفاوتی تقسیم کرد. این کار کمک می‌کند تا جزئیات هر گروه بیشتر مورد بررسی و دقت قرار گیرد. استفاده کنندگان کتابخانه‌های تخصصی را می‌توان به صورت‌های مختلف گروه‌بندی کرد. اما مهمترین شکل گروه‌بندی آنها براساس نوع فعالیتی که دارند و جایگاه سازمانی آنهاست. استفاده کنندگان کتابخانه‌های تخصصی را بر این اساس می‌توان به سه گروه مهم تقسیم کرد:
محققان علوم پایه و علوم عملی
کاردانان و تکنسین‌هایی که در زمینه‌های مختلف فناوری و صنعت مشغول فعالیت‌های توسعه‌ای یا اجرایی هستند
مدیران، بر
نامه‌ریزان و سایر افراد تصمیم‌گیرنده که دست‌اندرکار هماهنگ کردن فعالیت‌های توسعه در زمینه‌های علوم و فناوری در سطوح محلی، ملی یا بین‌المللی در بخش‌های عمومی و خصوصی هستند (آترتون؛ حریری، ۱۳۷۳: ۲۵۹-۲۶۰).
اصلی‌ترین تاثیری که شناخت استفاده کنندگان بر کار کتابداران و اطلاع‌رسانان دارد کمک به تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان است. تا کنون تلاش‌های بسیاری برای تعیین نیازهای اطلاعاتی متخصصان در سازمان‌های مختلف و میزان و چگونگی استفاده آنان از اطلاعات علمی، به وسیله‌ی روش‌های پژوهش جامعه‌شناختی صورت گرفته است. رایج‌ترین روش‌های پژوهش جامعه‌شناختی در این حوزه عبارتند از: پرسشنامه، مصاحبه، مشاهده و غیره. برای این منظور قبل از هر چیز، استفاده کنندگان اطلاعات و انواع آنها، رابطه‌ی نیاز اطلاعاتیشان با حرفه و شغل آنها، علل نیازشان به اطلاعات، سن، مشخصات، موقعیت حرفه‌ای و یک سلسله خصوصیات دیگر آنها بررسی می‌شود و نتایج تحلیل و تفسیر می‌شود. بدیهی است که نتایج چنین پژوهشی به کتابداران و اطلاع‌رسانان کمک می‌کند استفاده کنندگان و نیازهای اطلاعاتی آنها را بهتر بشناسند.
البته این روش‌ها برای شناخت کامل استفاده کنندگان و کاربرانشان کافی نیست. کتابداران و اطلاع‌رسانان برای جبران این کمبود بهتر است از ترکیبی از روش‌های پژوهشی بالا استفاده کنند و به جزئیات دیگری نیز توجه داشته باشند. برای نمونه در اکثر سازمان‌ها مشاهده شده است که بعضی از استفاده کنندگان، «دروازه‌بانان»[۵] همکارانشان در سازمان مربوط هستند، بدین معنی که اطلاعات مناسب را به کسانی انتقال می‌دهند که معمولاً ممکن است خود به دنبال آن نروند. کتابداران و اطلاع‌رسانان باید به این پدیده‌ی دروازه‌بان در گروه‌ها بیشتر توجه کنند و برای نیازهای دروازه‌بانان اولویت قائل شوند (آترتون؛ حریری، ۱۳۷۳: ۲۶۰-۲۶۱).
۲-۲-۴-۲ اطلاعات و استفاده کنندگان
رابطه‌ی استفاده کنندگان و اطلاعات را از ابعاد مختلف می‌توان بررسی کرد. اطلاعات چه اهمیتی برای استفاده کنندگان دارد؛ آنها چه وقت و چرا به اطلاعات نیاز پیدا می‌کنند؛ استفاده کنندگان چه اطلاعاتی را به کار می‌برند؛ چگونه به اطلاعات مورد نیاز خود دست می‌یابند؛ و در دستیابی به اطلاعات با چه موانعی روبه‌رو هستند. در ادامه به طور مختصر به هر یک از این ابعاد می‌پردازیم:
الف) اهمیت اطلاعات
نیازمندان به اطلاعات از کسانی که عملاً از آن استفاده می‌کنند، بیشترند. از این‌رو، ابتدا باید در مورد اطلاعات و ارزش آن آگاهی ایجاد کرد و سپس امکان دسترسی به آن را افزود.
برای ایجاد توسعه در هر زمینه‌ای به دانش نیازمندیم، و دانش مورد نیاز برای توسعه از پژوهش حاصل می‌شود. برای دستیابی به دانش جدید استفاده از دانش قدیمی ضروری است، زیرا هر دانشی بر پایه‌ی دانش‌های قبلی استوار می‌شود و آنها را تکمیل می‌کند و زمینه را برای دانش‌های جدید فراهم می‌آورد. دانش قدیمی در صورتی می‌تواند برای کشف دانش جدید مورد استفاده قرار گیرد که سازماندهی شده و در دسترس باشد. کتابداران، اطلاع‌رسانان و طراحان نظام‌های اطلاعاتی موظفند دانش مکتوب را برای استفاده در آینده سازماندهی کنند و در دسترس پژوهشگران قرار دهند (دیانی، ۱۳۷۹: ۲۳).
فراهم آوردن اطلاعات، به ویژه اطلاعات علمی و فنی برای رشد و توسعه‌ی کشورها اهمیت بسیاری دارد. همچنین برای استفاده‌ی بهینه از این اطلاعات، بهتر است در راستای تقویت نظام‌های ملی اطلاعاتی گام برداشت. تقویت نظام‌های ملی اطلاعاتی، موجب دستیابی بهتر استفاده کنندگان به منابع ملی و خارجی می‌شود. هم‌اکنون در کشورهای رو به رشد، خدمات اطلاعاتی که در خدمت منافع موسسات کوچک و متوسط هستند، کارایی خود را به اثبات رسانده‌اند. مثلاً بین سال‌های ۱۹۶۰ تا ۱۹۷۰، فعالیت موسسه تحقیقات لاستیک در مالزی منجر به افزایش ۱۰۰ درصد محصول در مالزی، و فعالیت موسسه بین‌المللی تحقیقات برنج در فیلیپین منجر به افزایش ۳۰ درصد محصول برنج در فیلیپین شد. در حالی که در طول همان دهه، آهنگ رشد کشورهای مشابه در منطقه که همان نظام‌های فرعی اطلاعاتی را هم نداشتند بسیار کند بوده است (آترتون؛ آقابخشی، ۱۳۷۳: ۲۱-۲۲).
برخی مزایای حاصل از فراهم آوردن هر چه بیشتر اطلاعات علمی و فنی را می‌توان اینگونه برشمرد:
توسعه‌ی توان کشورها در بهره‌مندی از دانش موجود و اطلاع از چگونگی تحصیل آن از جای دیگر
توازن و تنظیم تلاش‌های تحقیق و توسعه‌ی کشورها در پرتو دانش موجود
مبانی گسترده‌تر دانش برای حل مشکلات
